Hoe werkt het Leveranciersportaal?

Gaat u zich registeren? Houd dan de volgende gegevens bij hand:

• Uw KVK-nummer (of DUNS-nummer als u een buitenlandse onderneming heeft)
• Uw btw-identificatienummer (als u een eenmanszaak hebt of zzp'er bent)
• Uw bankgegevens voor de betaling van uw facturen door de Rijksoverheid

Let op! Per KVK- of DUNS-nummer kunt u 1 account in het Leveranciersportaal aanmaken.

• Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl
• Klik op 'Registreren'
• Zoek naar uw bedrijf: dat kan op basis van bedrijfsnaam of KVK-nummer
• Selecteer uw bedrijf

Let op! Het e-mailadres is uw gebruikersnaam voor het Leveranciersportaal. Hierop ontvangt u ook inlogcodes en activatielinks. Gebruik daarom een geldig e-mailadres.

• Vul minimaal de verplichte velden (gemarkeerd met *) in en klik op 'Doorgaan'
• U ontvangt een e-mail met een activatielink om uw registratie te voltooien

• Klik op de activatielink in de e-mail die u vanuit het Leveranciersportaal hebt ontvangen. Geen e-mail ontvangen? Controleer uw spamfolder
• Kies een wachtwoord en activeer uw account
• Klik op 'Ga naar inloggen'. Log vervolgens in met uw e-mailadres en wachtwoord. Er wordt nu een beveiligingscode naar het e-mailadres gestuurd om in te loggen

1. Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl
2. Klik op 'Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord' en vul uw gegevens in
3. U ontvangt een inlogcode via e-mail (het kan tot 1 minuut duren voordat u de code ontvangt)
4. Voer de inlogcode in

1. Klik op 'Nieuwe factuur maken'
2. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kan invullen. Vul de gegevens in, let hierbij op:

• Bij 'Aan' selecteert u de rijksoverheidsorganisatie waarvoor de factuur bestemd is
• Vul bij 'Ordernummer' de referentie in die u van uw opdrachtgever heeft ontvangen, vaak aangeduid met 'Inkoopordernummer' of 'Verplichtingennummer' (let op: alleen het ordernummer, geen toevoegingen)
• Factuurdatum: deze staat standaard op de datum van vandaag. U kan dit aanpassen
• Valuta: hier is standaard euro (EUR) geselecteerd. U kan dit aanpassen

1. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer of alle gegevens juist zijn
2. Klik 'Factuur verzenden' om de factuur te versturen
3. U ziet een bevestiging in uw scherm dat uw factuur is verstuurd
4. De verzendstatus van uw factuur bekijken? Klik dan op het tabblad 'Facturen'

Factuurstatus 'Verzonden' 

Uw factuur is verzonden. De status blijft op 'Bezig met verzenden' staan tot deze is afgeleverd of tot het verzenden is mislukt.

Factuurstatus 'Afgeleverd'

Uw factuur is succesvol verzonden. De status blijft op 'Afgeleverd' staan en verandert niet meer.

Factuurstatus 'Verzenden mislukt'

Uw factuur is niet succesvol verzonden. Deze status verandert niet meer en u ontvangt de foutmelding via e-mail.

De Rijksoverheid hanteert een betalingstermijn van 30 dagen

Is uw factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw contactpersoon of de financiële administratie van het departement.

Als uw opdrachtgever via het Leveranciersportaal heeft besteld, dan verstuurt u de factuur ook via dit portaal.

1. Klik op 'Direct bekijken' onder 'Inkooporders te factureren'
2. Er opent een scherm met openstaande inkooporders. Selecteer de order die u wilt factureren en klik op 'Factureren'
3. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. De meeste gegevens zijn al ingevuld op basis van de inkooporder. Selecteer de inkooporderregels die u wilt factureren en verstuur de factuur

1.  Klik op 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten'
2. Controleer of het ingevulde e-mailadres (uw gebruikersnaam) nog klopt en verstuur uw aanvraag. U ontvangt een e-mail met een activatielink waarmee u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen. Let op: deze activatielink is 15 minuten geldig
3. Maak een nieuw wachtwoord aan
4. U kunt nu inloggen met uw nieuwe wachtwoord

Uw gebruikersnaam is het e-mailadres. Bent u uw e-mailadres vergeten? Neem dan contact op met de Helpdesk e-factureren.

Een factuur kan in het Leveranciersportaal gecrediteerd worden als:

• De factuur is aangemaakt in het Leveranciersportaal
• De factuur nog niet eerder is gecrediteerd
• De factuur de status 'Afgeleverd' heeft

Let op! Een factuur kan in het Leveranciersportaal alleen volledig gecrediteerd worden. Deelcreditering is niet mogelijk.

1. Ga naar het tabblad 'Facturen' en selecteer daar de factuur die u wilt crediteren
2. Klik op 'Creditfactuur maken'
3. Vul het creditfactuurnummer in en controleer de automatisch gevulde velden
4. Let op: vul bij Aantal een negatief getal in
5. Voeg, indien nodig, een bijlage (of bijlagen) toe
6. Neem in het veld 'Opmerkingen' of in het veld 'Omschrijving' de reden van de creditering op
7. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer de ingevulde gegevens
8. Klik op 'Factuur verzenden'