Welke manier van e-factureren past het beste bij u? U ziet het hieronder. De verschillende mogelijkheden worden onder de infographic bij de punten 1 tot en met 4 verder toegelicht.
1. Ik gebruik het Leveranciersportaal
Het Leveranciersportaal is een digitaal inkoopsysteem van de Rijksoverheid. Verstuurt u af en toe facturen aan de Rijksoverheid? Dan kunt u dat doen via het Leveranciersportaal.
2. Ik neem contact op met een serviceprovider
U wilt vaker e-facturen versturen. Niet alleen aan de (Rijks)overheid, maar ook aan andere klanten. Dat kan met de meeste boekhoudprogramma’s. Verschillende serviceproviders kunnen u hier meer over vertellen.
De kosten voor e-factureren zijn vaak afhankelijk van het aantal facturen dat u jaarlijks verstuurt (of gaat versturen). Bij veel aanbieders kunt u gratis een beperkt aantal e-facturen per jaar versturen.
3. Ik wil naast e-facturen ook andere informatie digitaal uitwisselen
Wilt u naast e-facturen ook andere informatie digitaal uitwisselen met de Rijksoverheid, bijvoorbeeld orders en tijdkaarten?
Of is dat vastgelegd in een contract of op een andere manier afgesproken? Dat kan met Digipoort.
Als u een eigen inkoopsysteem hebt, kunt u dat aansluiten op Digipoort. Digipoort is een 'elektronisch postkantoor' waar berichtenverkeer voor de overheid wordt afgehandeld.
Bepaal samen met uw opdrachtgever/klant welke oplossing het beste bij u past.
4. Ik check of mijn boekhoudprogramma geschikt is voor e-factureren aan de Rijksoverheid
Haal het beste uit uw boekhoudprogramma op het gebied van e-factureren.
Steeds meer boekhoudprogramma’s kunnen een e-factuur versturen. Voor e-factureren aan de Rijksoverheid gelden echter andere eisen dan voor e-factureren aan (bijvoorbeeld) gemeenten en bedrijven.
Belangrijk hierbij is dat het gaat om een UBL (XML)-factuur en NIET om een PDF-factuur. Vraag bij uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheden om via een UBL (XML) te kunnen e-factureren.
Welke gegevens zijn nodig in een e-factuur aan de Rijksoverheid?