Hoe kan ik e-factureren?

De verplichting om te e-factureren geldt sinds 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Met behulp van onderstaande infographic ziet u welke manier van e-factureren het beste bij u past. De verschillende mogelijkheden om te e-factureren wordt onder de infographic bij de punten 1 tot en met 4 verder toegelicht.

Afbeelding
Infographic met stappenplan om de verschillende manieren van e-factureren uit te leggen. Verderop de pagina worden de vier opties uitgelegd.

1. Ik gebruik het leveranciersportaal DigiInkoop

DigiInkoop is een digitaal inkoopsysteem van de Rijksoverheid. Verstuurt u af en toe facturen aan de rijksoverheid? Dan kunt u dat doen via DigiInkoop.

Bestelt de Rijksoverheid bij u via DigiInkoop? Dan moet u de factuur indienen via DigiInkoop (dit staat dan in de inkoopvoorwaarden).

Hoe werkt DigiInkoop?

2. Ik neem contact op met een serviceprovider

U wilt vaker e-facturen versturen. Niet alleen aan de (Rijks)overheid, maar ook aan andere klanten. Dat kan met de meeste boekhoudprogramma’s. Verschillende serviceproviders kunnen u hier meer over vertellen.

De kosten voor e-factureren zijn vaak afhankelijk van het aantal facturen dat u jaarlijks verstuurt (of gaat versturen). Bij veel aanbieders kunt u gratis een beperkt aantal e-facturen per jaar versturen.

Overzicht serviceproviders

3. Ik wil naast e-facturen ook andere informatie digitaal uitwisselen

Wilt u naast e-facturen ook andere informatie digitaal uitwisselen met de Rijksoverheid, bijvoorbeeld orders en tijdkaarten?

Of is dat vastgelegd in een contract of op een andere manier afgesproken? Dat kan met DigiInkoop of Digipoort. 

Met DigiInkoop kunt u, naast het opvoeren van facturen, orders, tijdkaarten en andere inkoopberichten ontvangen.

Als u een eigen inkoopsysteem hebt, kunt u dat aansluiten op Digipoort. Digipoort is een 'elektronisch postkantoor'  waar berichtenverkeer voor de overheid wordt afgehandeld.

Bepaal samen met uw opdrachtgever/klant welke oplossing het beste bij u past.

Contactinformatie

4. Ik check of mijn boekhoudprogramma geschikt is voor e-factureren aan de Rijksoverheid

Haal het beste uit uw boekhoudprogramma op het gebied van e-factureren.

Steeds meer boekhoudprogramma’s kunnen een e-factuur versturen. Voor e-factureren aan de Rijksoverheid gelden echter andere eisen dan voor e-factureren aan (bijvoorbeeld) gemeenten en bedrijven.

Belangrijk hierbij is dat het gaat om een UBL (XML)-factuur en NIET om een PDF-factuur. Vraag bij uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheden om via een UBL (XML) te kunnen e-factureren.

Welke gegevens zijn nodig in een e-factuur aan de Rijksoverheid?