Hoe werkt het Leveranciersportaal?

U heeft deze informatie nodig:

• KVK-nummer (of DUNS-nummer als u een buitenlandse onderneming hebt).
• Omzetbelastingnummer (ob-nummer).
• Als u een eenmanszaak hebt of zzp'er bent, heeft u een btw-identificatienummer (btw-id) nodig en geen omzetbelastingnummer (ob-nummer).
• Uw bankgegevens voor de betaling van uw e-facturen door de Rijksoverheid.
• U kunt per KVK-nummer 1 account in het Leveranciersportaal aanmaken. In uw account kunt u meerdere gebruikers toevoegen.

Let op: uw e-mailadres is uw gebruikersnaam voor het Leveranciersportaal. Op dit mailadres krijgt u de inlogcodes en activatielinks. Gebruik daarom een geldig e-mailadres die u altijd kunt gebruiken.

• Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
• Klik op 'Registreren'.
• Zoek naar uw bedrijf: dat kan met uw bedrijfsnaam of KVK-nummer.
• Kies uw bedrijf.

• Vul in ieder geval de verplichte velden (met een sterretje *) in en klik op 'Doorgaan'.
• U krijgt een e-mail met een activatielink om uw registratie af te maken.

• Klik op de activatielink in de e-mail van het Leveranciersportaal.
• Heeft u geen e-mail gekregen? Controleer de spamfolder.
• Kies een wachtwoord en activeer uw account.
• Klik op 'Ga naar inloggen'. Log daarna in met uw e-mailadres en wachtwoord.
• U krijgt een e-mail met een beveiligingscode om in te loggen.

1. Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
2. Klik op 'Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord' en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Uw gebruikersnaam is het e-mailadres waarmee u een account heeft gemaakt.
3. U krijgt een inlogcode via de mail (het kan tot 1 minuut duren voordat u de code ontvangt).
4. Vul de inlogcode in.

1. Klik op 'Nieuwe factuur maken'.
2. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. Vul de gegevens in, let hierbij op:

• Bij 'Aan' kiest u de rijksoverheidsorganisatie waar u de e-factuur naar wilt sturen. U kunt zoeken op het OIN of de naam van de rijksoverheidsorganisatie.
• Vul bij 'Ordernummer' het nummer in die u van de opdrachtgever hebt gekregen. Deze vindt u in de opdrachtbrief. Vaak heet het ordernummer ook 'Inkoopordernummer', 'Verplichtingennummer' of 'Middelenbestedingsnummer' (let op: vul alleen het nummer in, zonder toevoegingen). Let op: sommige ministeries voegen leestekens toe aan hun ordernummer. Schrijf deze ook op.
• Factuurdatum: de datum kunt u veranderen.
• Valuta: dit is standaard euro (EUR). U kunt dit veranderen.

1. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer of alles klopt.
2. Klik 'Factuur verzenden' om de e-factuur te versturen.
3. U ziet een bericht in het scherm dat de factuur is verstuurd.
4. Benieuwd naar de verzendstatus van uw factuur? Klik op het tabblad 'Facturen'.

Factuurstatus 'Verzonden'

Uw e-factuur is verstuurd. De status blijft op 'Bezig met verzenden' staan tot de e-factuur is afgeleverd of tot het verzenden is mislukt.

Factuurstatus 'Afgeleverd'

Uw e-factuur is goed verstuurd en aangekomen. De status blijft op 'Afgeleverd' staan en verandert niet meer.

Factuurstatus 'Aflevering mislukt'

Uw e-factuur is niet goed aangekomen. Deze status verandert niet meer en u krijgt een foutmelding via e-mail.

De Rijksoverheid heeft een betalingstermijn van 30 dagen

Is uw e-factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw contactpersoon of de financiële administratie van uw opdrachtgever.

OIN & contactgegevens financiële administraties

Wanneer uw opdrachtgever via het Leveranciersportaal heeft besteld, verstuurt u de e-factuur via het Leveranciersportaal.

1. Klik op 'Direct bekijken' onder 'Inkooporders te factureren'.
2. Er opent een scherm met openstaande inkooporders. Kies de order die u wilt factureren en klik op 'Factureren'.
3. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. De meeste gegevens zijn al ingevuld met de informatie uit de inkooporder. Kies de inkooporderregels die u wil factureren en verstuur de factuur.

U kunt ook deelfacturen aanmaken.

1. Klik op 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten'
2. Controleer of het ingevulde e-mailadres (uw gebruikersnaam) nog klopt en verstuur de aanvraag. U krijgt een e-mail met een activatielink waarmee u een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. Let op: deze activatielink is 15 minuten geldig.
3. Maak een nieuw wachtwoord aan.
4. U kunt nu inloggen met het nieuwe wachtwoord.

Uw gebruikersnaam is het e-mailadres. Bent u uw e-mailadres vergeten? Neem via onderstaande knop contact op met een medewerker van de Helpdesk e-factureren.

U kunt meerdere gebruikers toevoegen aan uw account op het Leveranciersportaal.

Neem contact op

U kunt een e-factuur crediteren in het Leveranciersportaal als:

• de factuur is aangemaakt in het Leveranciersportaal, en
• de factuur nog niet eerder is gecrediteerd, en
• de factuur de status 'Afgeleverd' heeft.

Let op: u kunt de e-factuur alleen helemaal crediteren. U kunt niet een deel crediteren.

1. Ga naar het tabblad 'Facturen' en kies daar de factuur die u wil crediteren.
2. Klik op 'Creditfactuur maken'.
3. Vul het creditfactuurnummer in en controleer de automatisch ingevulde velden.
4. Let op: vul bij 'Aantal' een negatief getal in.
5. Voeg een bijlage (of bijlagen) toe, als dat nodig is.
6. Schrijf in het veld 'Opmerkingen' of in het veld 'Omschrijving' de reden van de creditering.
7. Voeg een volgnummer toe aan het factuurnummer. Een factuurnummer moet uniek zijn.
8. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer de creditfactuur.
9. Klik op 'Factuur verzenden'.