Hoe werkt het Leveranciersportaal?

Je hebt deze informatie nodig:

• KVK-nummer (of DUNS-nummer als je een buitenlandse onderneming hebt).
• Omzetbelastingnummer (ob-nummer)
• Als je een eenmanszaak hebt of zzp'er bent, heb je een btw-identificatienummer (btw-id) nodig en geen omzetbelastingnummer of ob-nummer.
• Jouw bankgegevens voor de betaling van jouw e-facturen door de Rijksoverheid

Je kunt per KVK-nummer 1 account in het Leveranciersportaal aanmaken. Je kan in jouw account meerdere gebruikers toevoegen.

Let op: jouw e-mailadres is je gebruikersnaam voor het Leveranciersportaal. Op dit mailadres krijg je de inlogcodes en activatielinks. Gebruik daarom een geldig e-mailadres dat je altijd kunt gebruiken. Gebruik geen info e-mailadres, zoals info@bedrijfsnaam.nl. Mails kunnen dan misschien niet aankomen.

• Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl
• Klik op 'Registreren'.
• Zoek naar jouw bedrijf: dat kan met je bedrijfsnaam of KVK-nummer.
• Kies jouw bedrijf.

• Vul in ieder geval de verplichte velden (met een sterretje *) in en klik op 'Doorgaan'.
• Je krijgt een e-mail met een activatielink om jouw registratie af te maken.

• Klik op de activatielink in de e-mail van het Leveranciersportaal.
• Heb je geen e-mail gekregen? Controleer de spamfolder.
• Kies een wachtwoord en activeer jouw account.
• Klik op 'Ga naar inloggen'. Log daarna in met jouw e-mailadres en wachtwoord.
  Je krijgt een mail met een beveiligingscode om in te loggen.

1. Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
2. Klik op 'Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord' en vul jouw gebruikersnaam en wachtwoord in. Jouw gebruikersnaam is het e-mailadres waarmee je een account hebt gemaakt.
3. Je krijgt een inlogcode via de mail (het kan tot 1 minuut duren voordat je de code ontvangt).
4. Vul de inlogcode in.

1. Klik op 'Nieuwe factuur maken'.
2. Er opent een scherm waar je de factuurgegevens kunt invullen. Vul de gegevens in, let hierbij op:

• Bij 'Aan' kies je de rijksoverheidsorganisatie waar je de factuur naar wil sturen. Je kunt zoeken op het OIN of de naam van de rijksoverheidsorganisatie.
• Vul bij 'Ordernummer' het nummer in die je van jouw opdrachtgever hebt gekregen. Deze vind je in de opdrachtbrief. Vaak heet het ordernummer ook 'Inkoopordernummer', 'Verplichtingennummer' of 'Middelenbestedingsnummer' (let op: vul alleen het nummer in, zonder toevoegingen). Let op: sommige ministeries voegen leestekens toe aan hun ordernummer. Schrijf deze ook op.
• Factuurdatum: de datum kun je veranderen.
• Valuta: dit is standaard euro (EUR). Je kunt dit veranderen.

1. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer of alles klopt.
2. Klik 'Factuur verzenden' om de factuur te versturen.
3. Je ziet een bericht in het scherm dat de factuur is verstuurd.
4. Wil je de verzendstatus van jouw factuur bekijken? Klik op het tabblad 'Facturen'.

Factuurstatus 'Verzonden'

Jouw e-factuur is verstuurd. De status blijft op 'Bezig met verzenden' staan tot de e-factuur is afgeleverd of tot het verzenden is mislukt.

Factuurstatus 'Afgeleverd'

Jouw e-factuur is goed verstuurd en aangekomen. De status blijft op 'Afgeleverd' staan en verandert niet meer.

Factuurstatus 'Aflevering mislukt'

Jouw e-factuur is niet goed aangekomen. Deze status verandert niet meer en je krijgt een foutmelding via e-mail.

De Rijksoverheid heeft een betalingstermijn van 30 dagen

Is jouw e-factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met jouw contactpersoon of de financiële administratie van jouw opdrachtgever.

Contactgegevens financiële administraties

Wanneer jouw opdrachtgever via het Leveranciersportaal heeft besteld, verstuur je de e-factuur via het Leveranciersportaal.

1. Klik op 'Direct bekijken' onder 'Inkooporders te factureren'.
2. Er opent een scherm met openstaande inkooporders. Kies de order die je wil factureren en klik op 'Factureren'.
3. Er opent een scherm waar je de factuurgegevens kunt invullen. De meeste gegevens zijn al ingevuld met de informatie uit de inkooporder. Kies de inkooporderregels die je wil factureren en verstuur de factuur.

Je kunt ook deelfacturen aanmaken.

1. Klik op 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten'
2. Controleer of het ingevulde e-mailadres (jouw gebruikersnaam) nog klopt en verstuur de aanvraag. Je krijgt een e-mail met een activatielink waarmee je jouw nieuwe wachtwoord kunt aanmaken. Let op: deze activatielink is 15 minuten geldig.
3. Maak een nieuw wachtwoord aan.
4. Je kunt nu inloggen met het nieuwe wachtwoord.

Jouw gebruikersnaam is het e-mailadres. Ben je jouw e-mailadres vergeten? Neem via de onderstaande knop contact op met een medewerker van de Helpdesk e-factureren.

Je kunt meerdere gebruikers toevoegen aan jouw account op het Leveranciersportaal.

Neem contact op

Je kunt een factuur crediteren in het Leveranciersportaal als:

• de factuur is aangemaakt in het Leveranciersportaal, en
• de factuur nog niet eerder is gecrediteerd, en
• de factuur de status 'Afgeleverd' heeft.

Let op! Je kunt de factuur alleen helemaal crediteren. Je kunt niet een deel van de factuur crediteren.

1. Ga naar het tabblad 'Facturen' en kies daar de factuur die je wil crediteren.
2. Klik op 'Creditfactuur maken'.
3. Vul het creditfactuurnummer in en controleer de automatisch ingevulde velden.
4. Let op: vul bij 'Aantal' een negatief getal in.
5. Voeg een bijlage (of bijlagen) toe, als dat nodig is.
6. Schrijf in het veld 'Opmerkingen' of in het veld 'Omschrijving' de reden van de creditering.
7. Voeg een volgnummer toe aan het factuurnummer. Een factuurnummer moet uniek zijn.
8. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer de creditfactuur.
9. Klik op 'Factuur verzenden'.