Hoe werkt het Leveranciersportaal?

U heeft nodig:

• KVK-nummer (of DUNS-nummer als u een buitenlandse onderneming heeft)
• omzetbelastingnummer (ob-nummer) of btw-identificatienummer (btw-id)  bij een eenmanszaak of zzp
• bankgegevens voor de betaling van uw e-facturen door de Rijksoverheid

Let op: het Leveranciersportaal werkt minder goed in Safari. U kunt het beste een andere internetbrowser gebruiken.

• Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
• Klik op 'Registreren'.
• Zoek naar uw bedrijf door te klikken op 'Meer zoekvelden'. Vul uw KVK-nummer in.
• Kies uw bedrijf.

U kunt per KVK-nummer 1 account in het Leveranciersportaal aanmaken. In het account kunt u meerdere gebruikers toevoegen. Oude accounts kunnen niet verwijderd worden.

Uw e-mailadres is de gebruikersnaam voor het Leveranciersportaal. Op dit e-mailadres krijgt u de inlogcodes en activatielinks. Gebruik daarom een geldig e-mailadres dat u altijd kunt gebruiken. U kunt het e-mailadres maar 1 keer binnen het Leveranciersportaal gebruiken.

• Vul in ieder geval de verplichte velden (met een sterretje *) in en klik op 'Doorgaan'.
• U krijgt een e-mail met een activatielink om uw registratie af te maken.

Heeft u geen activatielink per e-mail gekregen?

• Controleer eerst de spamfolder.
• Geen e-mail in uw spamfolder? Neem contact op met de Helpdesk.

Let op: de activatielink is 48 uur geldig. 

• Klik op de activatielink in de e-mail van het Leveranciersportaal.
• Kies een wachtwoord en activeer uw account.
• Klik op 'Ga naar inloggen'. Log daarna in met uw e-mailadres en wachtwoord.
• U krijgt een e-mail met een beveiligingscode om in te loggen.

Heeft u geen activatielink per e-mail gekregen?

• Controleer eerst de spamfolder.
• Geen e-mail in uw spamfolder? Neem contact op met de Helpdesk.

Let op: de activatielink is 48 uur geldig. 

1. Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
2. Klik op 'Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord' en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Uw gebruikersnaam is het e-mailadres waarmee u een account heeft gemaakt.
3. U krijgt een inlogcode via de mail (het kan tot 1 minuut duren voordat u de code ontvangt).
4. Vul de inlogcode in.

1. Klik op 'Nieuwe factuur maken'.
2. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. Vul de gegevens in, let hierbij op:

• Kies bij 'Aan' de rijksoverheidsorganisatie waar u de e-factuur naar wilt sturen. U kunt zoeken op het Organisatie-identificatienummer (OIN) of de naam van de rijksoverheidsorganisatie.
• Vul bij 'Ordernummer' het nummer in dat u van de opdrachtgever heeft gekregen. Deze vindt u in de opdrachtbrief. Vaak heet het ordernummer ook 'inkoopordernummer', 'verplichtingennummer' of 'middelenbestedingsnummer'. Let op: sommige ministeries voegen leestekens toe aan hun ordernummer. Neem dit nummer precies over, zonder toevoegingen of wijzigingen. Alleen dan kan uw e-factuur verwerkt worden.
• Factuurdatum: dit is de datum waarop u de factuur aanmaakt.
• Valuta: dit is standaard euro (EUR). U kunt dit veranderen.

1. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer of alles klopt.
2. Klik 'Factuur verzenden' om de e-factuur te versturen.
3. U ziet een bericht in het scherm dat de factuur is verstuurd.
4. Benieuwd naar de verzendstatus van uw factuur? Klik op het tabblad 'Facturen'.

Heeft u een fout gemaakt in uw factuur en is de factuur al verzonden? U kunt geen wijzigingen aanbrengen in verstuurde e-facturen. Kijk hier wat u kunt doen.

Factuurstatus 'Verzonden'

Uw e-factuur is verstuurd.

Factuurstatus 'Afgeleverd'

Uw e-factuur is goed verstuurd en aangekomen. De status blijft op 'Afgeleverd' staan en verandert niet meer.

Factuurstatus 'Aflevering mislukt'

Uw e-factuur is niet goed aangekomen. Deze status verandert niet meer en u krijgt een foutmelding via e-mail met uitleg wat u kunt doen.

De Rijksoverheid heeft een betalingstermijn van 30 dagen

Is uw e-factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw contactpersoon of de financiële administratie van uw opdrachtgever.

OIN & contactgegevens financiële administraties

Wanneer uw opdrachtgever via het Leveranciersportaal heeft besteld, verstuurt u de e-factuur via het Leveranciersportaal.

1. Klik op 'Direct bekijken' onder 'Inkooporders te factureren'.
2. Er opent een scherm met openstaande inkooporders. Kies de order die u wilt factureren en klik op 'Factureren'.
3. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. De meeste gegevens zijn al ingevuld met de informatie uit de inkooporder. Kies de inkooporderregels die u wil factureren en verstuur de factuur.

U kunt ook deelfacturen aanmaken.

1. Klik op 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten'
2. Controleer of het ingevulde e-mailadres (uw gebruikersnaam) nog klopt en verstuur de aanvraag. U krijgt een e-mail met een activatielink waarmee u een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. Let op: deze activatielink is 15 minuten geldig.
3. Heeft u geen e-mail gekregen? Controleer de spamfolder.
4. Maak een nieuw wachtwoord aan.
5. U kunt nu inloggen met het nieuwe wachtwoord.

Uw gebruikersnaam is het e-mailadres waarmee uw account is aangemaakt. Bent u het e-mailadres vergeten? Neem via onderstaande knop contact op met een medewerker van de Helpdesk e-factureren.

U kunt meerdere gebruikers toevoegen aan uw account op het Leveranciersportaal.

Neem contact op

U kunt een e-factuur crediteren in het Leveranciersportaal als:

• de factuur is aangemaakt in het Leveranciersportaal, en
• de factuur nog niet eerder is gecrediteerd, en
• de factuur de status 'Afgeleverd' heeft.

Let op: u kunt de e-factuur alleen helemaal crediteren. U kunt niet een deel crediteren.

1. Ga naar het tabblad 'Facturen' en kies daar de factuur die u wil crediteren.
2. Klik op 'Creditfactuur maken'.
3. Vul het creditfactuurnummer in en controleer de automatisch ingevulde velden.
4. Let op: vul bij 'Aantal' een negatief getal in.
5. Voeg een bijlage (of bijlagen) toe, als dat nodig is.
6. Schrijf in het veld 'Opmerkingen' of in het veld 'Omschrijving' de reden van de creditering.
7. Een factuurnummer moet uniek zijn.
8. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer de creditfactuur.
9. Klik op 'Factuur verzenden'.