Leveranciersportaal DigiInkoop

DigiInkoop is een digitaal inkoopsysteem van de rijksoverheid. Verstuurt u af en toe facturen aan de rijksoverheid? Dan kunt u dat doen via DigiInkoop. Bestelt de rijksoverheid bij u via DigiInkoop? Dan moet u de factuur indienen via DigiInkoop (dit staat dan in de inkoopvoorwaarden).

Hoe werkt DigiInkoop?

Gebruikt u DigiInkoop voor het eerst? Dan moet u zich eerst registreren. Daarna voert u handmatig de factuurgegevens in. Hieronder vindt uitgebreide informatie over DigiInkoop.

Stappenplan zelfregistratie leveranciersportaal DigiInkoop

Deze instructie is alleen voor leveranciers die in Nederland zijn gevestigd (Nederlandse KvK registratie). Bent u een buitenlandse leverancier of heeft u geen KvK registratie, neem dan contact op met de helpdesk e-factureren.

Voordat u start met de zelfregistratie, is het handig dat u de volgende gegevens bij de hand heeft:

  • Uw KvK-nummer (8 cijfers),
  • KvK-vestigingsnummer (Dit nummer is niet hetzelfde als het kvk-nummer.
  • U kunt het kvk-vestigingsnummer opzoeken op de website van het Handelsregister KvK 12 cijfers)
  • Adresgegevens van uw bedrijf, zoals in het Handelsregister staat vermeld,
  • Bankgegevens waarop het geld gestort moet worden.

Belangrijk!
Wij adviseren u om met één van de volgende browsers te werken:

  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.

Open de webpagina Zelfregistratie E-factuurportaal

  • Bedrijfsnaam - Vul in het tekstveld uw bedrijfsnaam in zoals het in het Handelsregister staat vermeld.
  • BTW-plichtig – Bent u niet BTW-plichtig? Selecteer ‘Nee’ door op het pijltje naast het tekstvak te klikken.
  • BTW-nummer – Bent u BTW-plichtig? Vul dan het BTW-nummer in. Het BTW-nummer wordt ook wel het BTW-identificatienummer genoemd en bestaat uit:
    • de landcode NL
    • een RSIN/fiscaal nummer
    • een toevoeging van 3 posities: B01 t/m B99
    Het BTW-nummer heeft 14 tekens en ziet er bijvoorbeeld zo uit: NL001234567B01. Heeft uw nummer minder dan 14 tekens? Vul dan de landcode aan met nullen.
  • KvK-nummer – het 8-cijferige KvK-nummer, bijvoorbeeld 12345678.
  • DUNS-nummer – Heeft u een DUNS-nummer?
    Vul het DUNS-nummer in het tekstveld in. Het DUNS-nummer is optioneel.

Let op! Het e-mailadres wordt gebruikt als gebruikersnaam voor het e-factuurportaal van DigiInkoop.

Klik op de knop Doorgaan wanneer u alle gegevens hebt ingevuld.

Registreer de adresgegevens door op de knop Aanmaken onder Adresboek te klikken.

Op de volgende pagina dient u de adresgegevens in te vullen.
Let op! Vul hier het adres in waaraan het KvK-nummer is gekoppeld.
Klik op Toepassen wanneer u klaar bent met het invullen van de gegevens.

Registreer de bankdetails door op de knop Aanmaken onder Bankdetails te klikken.
Vul de volgende gegevens in:

  1. IBAN – Bijvoorbeeld NL31RABO0123456789. Het IBAN bestaat uit de volgende reeks letters en cijfers:
    • Landcode (2 letters)
    • 2 controlecijfers
    • Bankcode
    • Rekeningnummer of rekening identificatie
    Let op; de IBAN mag alleen cijfers en letters bevatten, geen punten of spaties.
  2. Rekeninghouder – De (bedrijfs-)naam waaraan de IBAN gekoppeld is.

Klik op Toepassen wanneer u klaar bent met het invullen van de gegevens.

Klik op Versturen om uw registratie in te dienen. Het kan drie tot vijf werkdagen duren voor uw registratie is verwerkt en u de logingegevens ontvangt.

Stappenplan e-facturen aanmaken in DigiInkoop

Wij adviseren u om met 1 van de volgende browsers te werken:

  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.

Voor u begint met het aanmaken van een e-factuur, hebben wij nog een aantal tips voor u:

  • Heeft u de ‘pop-ups’ van Digiinkoop toegestaan of de ‘pop-up blokkering’ uitgeschakeld in uw browser? Het vergrootglas werkt anders niet.
  • Alle velden waar een vergrootglas achter staat, moet u ook met het vergrootglas invullen. Als u op het vergrootglas klikt, opent een keuzemenu waaruit u de juiste keuze selecteert.
  • Rechts op de beginpagina ziet u ‘Quick reference Cards’ staan. Hier vindt u een verkort handleiding over de volgende onderwerpen:
    • E-factuur aanmaken
    • Aanmaken creditfactuur
    • Veel gestelde vragen e-factuur
    • Popups toestaan
    • Beheer van gebruikers

  1. U kunt inloggen op het e-factuurportaal
  2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop ‘Inloggen’.

  1. Klik op het tabblad ‘E-facturen aanmaken’ om een factuur aan te maken. U ziet nu een scherm waar u de factuurgegevens kunt invoeren.
  2. Laat het veld ‘factuur aan’ leeg en klik op het vergrootglas achter dit veld. U ziet een lijst met alle departementen waar u een factuur naar kunt sturen.

    Let op: Mocht u geen popup scherm tevoorschijn zien komen dan kan het zo zijn dat er een popup blokkering aan staat, deze dient u dan uit te schakelen. Komt u er niet uit? Op deze pagina vindt u ook een handleiding voor het toestaan van popups.

    Let op: De departementen staan op alfabetische volgorde. Ziet u het departement niet gelijk op de eerste pagina? Klik dan op ‘volgende 20’ tot u het departement ziet die u nodig heeft of gebruik de zoekfunctie boven in het scherm “Zoeken op”.
     
  3. Selecteer het gewenste departement en klik daarna op de knop ‘Selecteren’.
  4. U komt terug in het scherm ‘E-facturen aanmaken’ en ziet dat het veld ‘factuur aan’ en ‘IBAN’ nu is gevuld.
  5. Let op: Indien er geen IBAN is gevuld (dan betekent dit dat er meerdere IBAN’s zijn gekoppeld aan de desbetreffende departement) klik dan op het vergrootglas om de juiste IBAN te selecteren. Mocht er geen IBAN beschikbaar zijn neem dan contact op met de helpdesk e-factureren.
  6. U gebruikt het veld ‘besteld door’ om aan te geven naar welk onderdeel binnen het departement u wilt factureren. Klik op het vergrootglas om de lijst te openen en selecteer het juiste onderdeel.
  7. U komt terug in het scherm ‘E-facturen aanmaken’. Vul in het veld ‘Klant contactpersoon’ de contactpersoon in van het departement.
  8. Vul uw factuurnummer in.

    Let op: de factuurdatum staat standaard ingevuld met de datum van het moment dat u het invult, mocht u hier een andere datum willen selecteren klik dan op de kalender die naast het veld staat. Daarmee kunt u de gewenste datum selecteren.
     
  9. U vult in het veld ‘Leverdatum’ de datum in wanneer u de dienst/goederen heeft geleverd. Maak gebruik van de kalender die naast het veld staat. Daarmee kunt u de gewenste datum selecteren.

    Let op: de valuta staat standaard ingevuld met de valuta EUR, mocht u hier een andere valuta willen selecteren klik dan op het vergrootglas die naast het veld staat. Daarmee kunt u de gewenste valuta selecteren.
     
  10. Vul in het veld ‘Factuuromschrijving’ een omschrijving in van uw factuur.
  11. In het veld ‘Referentie of ordernummer’ vult u het inkoopordernummer (IO) of het verplichtingennummer in die in uw opdracht staat. Belangrijk! U dient in dit veld altijd alleen het inkoopordernummer of het verplichtingennummer te vermelden en geen andere nummers of omschrijvingen.
  12. Wilt u een bijlage toevoegen? Dan klikt u op de knop ‘Toevoegen’. Klik vervolgens op de knop ‘Bladeren’ om uw bijlage te selecteren. Klik vervolgens op de knop ‘Toevoegen’. Wilt u de bijlage bekijken klik dan op de link ‘Lijst met bijlagen’.
  13. Vul nu de velden in bij de kolom “Artikelen”. In het veld ‘Omschrijving’ geeft u een korte omschrijving van de geleverde dienst/goederen.
  14. Vul daarna de hoeveelheid in.
  15. Vul de prijs per stuk/dienst in exclusief btw. Gebruik voor het bedrag een komma in plaats van een punt, bijvoorbeeld 101,05 en niet 101.05. Het systeem berekent automatisch het regelbedrag exclusief btw.
  16. Om de btw-code in te vullen, maakt u gebruik van het vergrootglas naast het veld om het zoekscherm te openen.  Selecteer de juiste btw-code en klik op de knop ‘Selecteren’.
  17. U komt terug in het scherm ‘E-facturen aanmaken’ en u ziet bij de kolom “Factuuroverzicht” dat het bedrag inclusief btw is berekend.
  18. Wilt u meerdere regels aan uw factuur toevoegen? Klik op de knop ‘Rij toevoegen’ en herhaal stap 12 tot en met 17.
  19. Klik op de knop ‘Doorgaan’ wanneer u helemaal klaar bent met het aanmaken van uw factuur. In de volgende scherm ziet u een overzicht van de door u opgestelde E-factuur.

  1. Controleer of de gegevens juist zijn en klik op de knop ‘Versturen’ om de E-factuur te verzenden.
  2. U ziet een bevestiging in uw scherm dat uw factuur goed is verstuurd.
  3. Wilt u de verzendstatus van uw E-factuur bekijken? Klik dan op het tabblad ‘Facturen bekijken en crediteren’.
  4. Laat alle velden leeg en klik op de knop ‘Uitvoeren’. Alle E-facturen die u in het portaal heeft aangemaakt en verzonden verschijnen vervolgens op het scherm.

Kunt u uw factuur niet terugvinden?

Dan is de kans groot dat uw E-factuur niet goed is verzonden. Maak uw factuur opnieuw aan in het portaal. Indien u twijfelt of u factuur goed is verzonden neem dan contact op met helpdesk e-factureren.

Ziet u de factuurstatus ‘Bezig met verzenden?

Uw factuur is verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven op ‘bezig met verzenden’ staan tot die is afgeleverd of verzenden mislukt, mocht de status ‘bezig met verzenden’ niet veranderden probeer het later dan nog een keer te bekijken.

Ziet u de factuurstatus ‘Afgeleverd’?

Uw factuur is succesvol verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven na verzending op afgeleverd staan. Deze status verandert niet meer.

Ziet u de factuurstatus ‘Verzenden Mislukt’?

Uw factuur is niet succesvol verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven na verzending op verzenden mislukt staan. Deze status verandert niet meer en u ontvangt een notificatie per mail met de foutmelding.

De rijksoverheid hanteert een betalingstermijn van 30 dagen

Is uw factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw opdrachtgever of de financiële administratie van het departement.

Stappenplan wachtwoord instellen

Wij adviseren u om met één van de volgende browsers te werken:

  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Let op: andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.

  1. Ga naar de website digiinkoop.nl
  2. Klik op ‘Nieuw wachtwoord aanvragen’.
  3. Vul onder de kop ‘Wachtwoord vergeten’ uw gebruikersnaam in.
  4. Klik op ‘Wachtwoord vergeten’.
  5. U krijgt binnen 15 minuten een e-mail. In deze e-mail staat een link. De link opent u in Microsoft Edge, Mozilla Firefox of Google Chrome. U kunt gelijk een nieuw wachtwoord instellen. Het wachtwoord is minimaal 10 posities lang, bevat tenminste 1 hoofdletter en u mag niet 2 dezelfde tekens achter elkaar gebruiken.
  6. Ontvangt u geen e-mail? Dan kan het zijn dat uw gebruikersnaam niet juist is ingevoerd. Ga dan naar de volgende stap om op basis van uw e-mailadres de gebruikersnaam aan te vragen.

  1. Ga naar de website digiinkoop.nl
  2. Klik op ‘Nieuw wachtwoord aanvragen’.
  3. Vul onder de kop ‘Gebruikersnaam vergeten’ uw e-mailadres in.
  4. Klik op ‘Gebruikersnaam vergeten’.
  5. U krijgt binnen 15 minuten een e-mail. Hierin staat de gebruikersnaam vermeld waarmee u in kunt loggen.
  6. Is het wachtwoord onbekend? Dan kunt u met behulp van de gebruikersnaam een nieuw wachtwoord aanvragen. Ga dan naar “Nieuw wachtwoord aanvragen”.
  7. Ontvangt u geen e-mail? Neem dan contact op met helpdesk e-factureren.

Uw wachtwoord vervalt na 90 dagen. Nadat u bent ingelogd op DigiInkoop krijgt u het verzoek om uw wachtwoord aan te passen.

Creditfactuur aanmaken in leveranciersportaal DigiInkoop

Een debetfactuur kan in het leveranciersportaal worden gecrediteerd als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • De debet factuur is aangemaakt in het leveranciersportaal (tabblad ‘Facturen aanmaken’) of e-factuurportaal (tabblad ‘E-facturen aanmaken’). Voorstelfacturen en inhuur facturen kunnen niet in het leveranciersportaal gecrediteerd worden.
  • De debet factuur is nog niet eerder gecrediteerd.
  • Als de debet factuur een e-factuur betreft dan moet de factuur succesvol zijn afgeleverd.

In het leveranciersportaal kan een debet factuur alleen volledig gecrediteerd worden, deelcreditering is niet mogelijk.

  1. Gebruik de zoekvelden voor het zoeken naar de juiste factuur en klik op ‘Uitvoeren’.
    Let op:  als er geen zoekvelden zijn ingevuld worden alle facturen getoond na het klikken op ‘Uitvoeren’.
  2. Selecteer de te crediteren factuur door te klikken op het factuurnummer.

  1. Klik op de knop ‘Aanmaken creditfactuur’.
  2. Voer creditfactuurnummer, creditfactuurdatum en reden creditering in.
  3. Optioneel: voeg indien gewenst een of meerdere bijlagen toe.
  4. NB: nadat een bijlage is toegevoegd kan deze bekeken en/of verwijderd worden door te klikken op ‘Bekijken’.
  5. Als er geen bijlage is toegevoegd staat er ‘Geen’ i.p.v. ‘Bekijken’.
  6. Klik op de knop ‘Versturen creditfactuur’.
  7. Het systeem vraagt om een bevestiging. Klik op ‘Ja’ om de creditfactuur te versturen, of op ‘Nee’ om het aanmaken te annuleren.
  8. Het systeem geeft een bevestiging dat de creditfactuur is verstuurd voor verdere verwerking.

  1. Nadat de creditfactuur is verzonden is deze factuur binnen 15 minuten zichtbaar in het tabblad ‘Facturen bekijken en crediteren’.
    Let op: gedurende de eerste 15 minuten vindt verwerking van de creditfactuur plaats en zijn mogelijk de factuurgegevens, factuur-pdf en factuurbijlagen nog niet raadpleegbaar.
  2. De creditfactuur kan de volgende statussen hebben:

Ziet u de factuurstatus ‘Bezig met verzenden?

Uw factuur is verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven op ‘bezig met verzenden’ staan tot die is afgeleverd of verzenden mislukt, mocht de status ‘bezig met verzenden’ niet veranderden probeer het later dan nog een keer te bekijken.

Ziet u de factuurstatus ‘Afgeleverd’?

Uw factuur is succesvol verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven na verzending op afgeleverd staan. Deze status verandert niet meer.

Ziet u de factuurstatus ‘Verzenden Mislukt’?

Uw factuur is niet succesvol verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven na verzending op verzenden mislukt staan. Deze status verandert niet meer en u ontvangt een notificatie per mail met de foutmelding.

Handleiding pop-ups toestaan voor DigiInkoop

Wij adviseren u om met één van de volgende browsers te werken:

  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.

Kies een van onderstaande twee methodes om de pop-up instellingen te wijzigen in Firefox.

Pop-up instellingen wijzigen bij openen pop-up scherm

Wanneer u in Firefox op een zoekveld met een pop-up klikt, dan verschijnt er een icoontje helemaal links in de adresbalk.

Om de pop-ups toe te staan:

  1. Klik op het icoontje
  2. Kies in het menu achter ‘Pop-upvensters openen’ voor ‘Toestaan’

Door op het instellingen icoontje te klikken kunt u meer uitgebreide instellingen bekijken betreffende pop-ups.

Standaardinstellingen voor pop-ups wijzigen

Om toegang tot de instellingen voor pop-upblokkering te krijgen:

  1. Klik in Firefox op de menuknop rechtsboven en selecteer Instellingen.
  2. Selecteer het paneel Privacy & Beveiliging.
  3. Haal onder de sectie Toestemmingen het vinkje weg naast Pop-upvensters blokkeren om de pop-upblokkering helemaal uit te schakelen.
  4. Met een klik op Uitzonderingen… opent u een dialoogvenster met een lijst van websites die u toestemming voor het weergeven van pop-ups wilt geven.
  5. Het dialoogvenster biedt u de volgende keuzes:
    • Toestaan: klik hierop om een website aan de uitzonderingenlijst toe te voegen.
    • Website verwijderen: klik hierop om een website uit de uitzonderingenlijst te verwijderen.
    • Alle websites verwijderen: klik hierop om alle websites in de uitzonderingenlijst te verwijderen.

Ook kunt u meer lezen op de pagina van de browser zelf over het uitschakelen van pop-ups.

Kies een van onderstaande twee methodes om de pop-up instellingen te wijzigen in Chrome.

Pop-up instellingen wijzigen bij openen pop-up scherm

Wanneer u in Chrome op een zoekveld met daarachter een pop-up klikt, dan verschijnt er een icoontje helemaal rechts in de adresbalk.

Om de pop-ups toe te staan:

  1. Klik op het icoontje
  2. Kies voor ‘Pop-ups en omleidingen van https://digiinkoop.nl altijd toestaan’
  3. Klik op ‘Gereed’

Door op ‘Beheren’ te klikken kunt u meer uitgebreide instellingen bekijken betreffende pop-ups. Ook kunt u meer lezen op de pagina van de browser zelf over het uitschakelen van pop-ups.

Standaardinstellingen voor pop-ups wijzigen

  1. Open Google Chrome op je computer.
  2. Klik rechtsboven op de 3 puntjes voor 'Google Chrome aanpassen en beheren' en selecteer vervolgens 'Instellingen'.
  3. Klik op 'Beveiliging en privacy' en 'Site-instellingen'.
  4. Klik op Pop-ups en omleidingen.
  5. Kies de gewenste optie als standaardinstelling.
    • Bij 'Standaardgedrag' kunnen de instellingen  voor alle websites worden ingesteld.
    • Bij 'Aangepast gedrag' kan de instelling per website worden ingesteld. Klik dan bij 'Toestemming om pop-ups te sturen en omleidingen te gebruiken' op 'Toevoegen' en vul vervolgens https://digiinkoop.nl in.

Kies een van onderstaande twee methodes om de pop-up instellingen te wijzigen in Edge.

Pop-up instellingen wijzigen bij openen pop-up scherm

Wanneer u in Edge op een zoekveld met daarachter een pop-up klikt, dan verschijnt er een icoontje helemaal rechts in de adresbalk.

Om de pop-ups toe te staan:

  1. Klik op het icoontje
  2. Kies voor ‘Pop-ups en omleidingen van https://digiinkoop.nl altijd toestaan’
  3. Klik op ‘Gereed’

Door op ‘Beheren’ te klikken kunt u meer uitgebreide instellingen bekijken betreffende pop-ups. Ook kunt u meer lezen op de pagina van de browser zelf over het uitschakelen van pop-ups.

Standaardinstellingen voor pop-ups wijzigen

  1. Open Edge op je computer.
  2. Klik rechtsboven op de 3 puntjes voor “Instellingen en meer” en selecteer vervolgens “Instellingen”.
  3. Klik op “Cookies en site machtigen”.
  4. Klik op “Pop-ups en omleidingen”.
  5. Kies de gewenste optie als standaardinstelling.
    • Bij “Blokkeren (aanbevolen)” kunnen de instellingen voor alle websites worden ingesteld.
    • Bij “Toestaan” kan de instelling per website worden ingesteld. Klik op “Toevoegen” en vul vervolgens https://digiinkoop.nl in.

Vragen over foutmeldingen

De meest voorkomende problemen kunnen verholpen worden door de volgende stappen te volgen:

  1. Gebruik de browsers van Microsoft Edge, Mozilla Firefox of Google Chrome. Andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.
  2. Andere webbrowsers sluiten.
  3. Browsergeschiedenis, cookies en cache verwijderen, de browser daarna sluiten en opnieuw starten.
  4. Handmatig https://digiinkoop.nl typen en ook handmatig de inloggegevens invullen.
  5. De taalinstellingen via Voorkeuren/Preferences op Nederlands/Dutch zetten. Pop-ups toestaan in uw browser. Zie deze handleiding voor een uitleg.

Controleer of uw BTW-nummer correct is ingevoerd. Een BTW-nummer bestaat standaard uit 14 tekens en begint met de landcode NL. Hoofdletters zijn essentieel. Daarachter komt het omzetbelastingnummer met daarachter een 3-cijferige code uit de reeks B01 t/m B99. Het nummer heeft dus altijd de volgende opmaak: NL123456789B99. Of check het nummer op de site van de Europese Commissie.

Andere vragen

De meest voorkomende problemen kunnen verholpen worden door de volgende stappen te volgen:

  1. Gebruik de browsers van Microsoft Edge, Mozilla Firefox of Google Chrome. Andere browsers zoals bijvoorbeeld Safari (Apple IOS) worden niet ondersteund.
  2. Andere webbrowsers sluiten.
  3. Browsergeschiedenis, cookies en cache verwijderen, de browser daarna sluiten en opnieuw starten.
  4. Handmatig https://digiinkoop.nl typen en ook handmatig de inloggegevens invullen.
  5. De taalinstellingen via Voorkeuren/Preferences op Nederlands/Dutch zetten.
  6. Pop-ups toestaan in uw browser. Zie deze handleiding voor een uitleg

De velden waar een vergrootglas achter staat, moet u leeg laten en vervolgens op het loepje klikken. Zodra u dit heeft gedaan, ziet u een pop-up met 59 departementen. In de pop-up ziet u een zoekvenster waarin u het volgende opgeeft: <naamopdrachtgever%>. Ziet u geen pop-up verschijnen, nadat u de pop-up blokkering in uw browser heeft uitgezet? Neemt u dan contact op met onze Helpdesk e-factureren.

Let op: van een aantal ministeries zijn alleen de afkorting terug te vinden in de lijst met departementen (klik op het vergrootglas bij Factuur aan)