Leveranciersportaal

Gaat u zich registeren? Houd dan de volgende gegevens bij hand:

• Uw KVK-nummer 
• Uw DUNS-nummer (voor buitenlandse leveranciers zonder KVK-registratie)
• Uw btw-identificatienummer (als u een eenmanszaak hebt of zzp'er bent)
• Uw bankgegevens waarop uw facturen betaald moeten worden

• Ga naar  leveranciersportaal.rijksinkopen.nl
• Klik op 'Registreren'
• Zoek naar uw bedrijf: dat kan op basis van bedrijfsnaam, KVK-nummer of plaats
• Selecteer uw bedrijf

Let op! Uw e-mailadres wordt gebruikt als gebruikersnaam voor het Leveranciersportaal

• Vul minimaal de verplichte velden (gemarkeerd met *) in en klik op Doorgaan. 
• U ontvangt een e-mail met een activatielink om uw registratie te voltooien.

• Klik op de activatielink in de e-mail die u vanuit het Leveranciersportaal hebt ontvangen. Geen e-mail ontvangen? Controleer uw spam-folder.
• Kies een wachtwoord en activeer uw account.
• Klik op 'Ga naar inloggen'. Log vervolgens in met uw e-mailadres en wachtwoord. Er wordt nu een extra beveiligingscode naar het e-mailadres gestuurd om in te loggen (2-factorauthenticatie)

1. Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl;
2. Klik op 'inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord' en vul uw gegevens in;
3. U ontvangt een 2-factor authenticatiecode via e-mail (het kan tot 1 minuut duren voordat u de code ontvangt);
4. Voer de authenticatiecode in.

1. Klik op ' Nieuwe factuur maken'
2. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kan invullen. Vul de gegevens in, let hierbij op:

• Bij 'Aan' selecteert u de rijksoverheidsorganisatie waarvoor de factuur bestemd is
• Vul bij 'Ordernummer' de referentie in die u van uw opdrachtgever heeft ontvangen, vaak aangeduid met 'inkoopordernummer' of 'verplichtingennummer'; (let op: alleen het ordernummer, geen toevoegingen)
• Factuurdatum: deze staat standaard op de datum van 'vandaag'. U kunt dit aanpassen
• Valuta: hier is standaard euro (EUR) geselecteerd. U kunt dit aanpassen.

1. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer of alle gegevens juist zijn;
2. Klik 'Factuur verzenden' om de factuur te versturen;
3. U ziet een bevestiging in uw scherm dat uw factuur is verstuurd; 
4. Wilt u de verzendstatus van uw factuur bekijken? Klik dan op het tabblad 'Facturen'.

Factuurstatus 'Verzonden' 

Uw factuur is verzonden. De status blijft op 'Bezig met verzenden' staan tot die is afgeleverd of het verzenden mislukt.

Factuurstatus 'Afgeleverd'

Uw factuur is succesvol verzonden naar het rijksonderdeel. De status blijft 'Afgeleverd' en verandert niet meer.

Factuurstatus 'Verzenden mislukt'

Uw factuur is niet succesvol verzonden. Deze status verandert niet meer en u ontvangt een notificatie via e-mail met de foutmelding.

De rijksoverheid hanteert een betalingstermijn van 30 dagen

Is uw factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw opdrachtgever of de financiële administratie van het departement.

1. Klik op 'Direct bekijken' onder 'Inkooporders te factureren';
2. Er opent een scherm met openstaande inkooporders. Selecteer de order die u wilt factureren en klik op 'Factureren';
3. Er opent een scherm waar u de factuurgegevens kunt invullen. De meeste gegevens zijn al ingevuld op basis van de inkooporder. Selecteer de inkooporderregels die u wilt factureren en verstuur de factuur.

1.  Klik op 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten'; 
2. Controleer of het ingevulde e-mailadres  (uw gebruikersnaam) nog klopt en verstuur uw aanvraag. U ontvang een e-mail met een activatielink waarmee u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen. Let op, deze activatielink is 15 minuten geldig; 
3. Maak een nieuw wachtwoord aan; 
4. U kunt nu inloggen met uw nieuwe wachtwoord.

Uw gebruikersnaam is het e-mailadres. Bent u uw e-mailadres vergeten? Neem dan contact op met de helpdesk e-factureren.

Een debetfactuur kan in het Leveranciersportaal gecrediteerd worden als:

• De debetfactuur is aangemaakt in het Leveranciersportaal;
• De debetfactuur nog niet eerder is gecrediteerd;
• De debetfactuur de status 'Afgeleverd' heeft.

Let op: een debetfactuur kan in het Leveranciersportaal alleen volledig gecrediteerd worden. Deelcreditering is niet mogelijk.
 

1. Ga naar het tabblad 'Facturen' en selecteer daar de factuur die u wilt crediteren;
2. Klik op 'Creditfactuur maken';
3. Vul het creditfactuurnummer in en controleer de automatisch gevulde velden;
4. Voeg, indien nodig, een bijlage (of bijlagen) toe;
5. Klik op 'Voorbeeld bekijken' en controleer de ingevulde gegevens;
6. Klik op 'Factuur verzenden'.