E-facturen versturen

Op een enkele uitzondering na accepteert de rijksoverheid geen pdf of papieren factuur meer. Alleen een e-factuur (elektronische factuur) is toegestaan.

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een pdf is géén e-factuur. 

Bekijk ook de video 'Wat is een e-factuur?'

DigiInkoop?

Staat er in uw contract dat u als leverancier verplicht bent om met DigiInkoop te werken? Volg dan de aanwijzingen van uw opdrachtgever.

Als er in uw contract niets staat over de wijze van factureren, alleen dat u verplicht bent om te e-factureren, lees dan onderstaande stappen.

Hoe wilt u uw factuur indienen?

  • via een portaal waar u uw factuurgevens invult
  • vanuit een softwarepakket

De video 'Verschillende mogelijkheden van e-factureren' vertelt u hier meer over.

Voor een advies over uw situatie kunt u ook de e-Factuurwijzer raadplegen.

Uw keuze gemaakt? Maak een e-factuur aan

Maak een e-factuur aan zoals dat hoort bij de applicatie die u heeft gekozen (portaal of softwarepakket).

  • Mogelijk wordt er gevraagd naar een Organisatie-identificatienummer (OIN). Dit is het elektronische postadres van de betreffende organisatie.

  • Hier vindt u het volledige overzicht van OIN's van de rijksoverheid.

Zorg ervoor dat de factuur alle verplichte gegevens bevat

  • Dit zijn in ieder geval alle factuurgegevens die de Belastingdienst vereist. Aanvullend daarop zijn dat onder andere het order-, referentie- en verplichtingennummer en uw e-mailadres. 
  • Een volledig overzicht vindt u in de Handreiking basisfactuur Rijk.
  • Neem contact op met uw opdrachtgever als deze bepaalde informatie niet heeft aangeleverd die wel moet worden vermeld op de e-factuur. Bijvoorbeeld een ordernummer.

  • Als 1 of meerdere factuurgegevens niet zijn ingevuld, wordt de factuur geweigerd. De reden van weigering wordt gemaild naar het e-mailadres dat u hebt ingevuld in de e-factuur.

Verzend de factuur vanuit uw applicatie

  • Let er op dat de verzending goed verloopt. Krijgt u een foutmelding bij het verzenden? Neem dan contact op met de helpdesk van uw applicatie. 
  • Ontvangt u een foutmelding dat er gegevens missen in de factuur? Pas dit dan aan en verstuur de factuur opnieuw.
  • Zijn de juiste factuurgegevens aangeleverd, maar krijgt u toch een foutmelding? Neem dan eerst contact op met uw opdrachtgever om dit te verifiëren.

Ondersteuning nodig?

Heeft  u ondersteuning nodig heeft bij 1 van de bovengenoemde punten? Neem dan contact op met de helpdesk e-factureren.