U vind hier een overzicht met de meest gestelde vragen.

1. Per wanneer wordt e-factureren verplicht?

De Rijksoverheid stelt e-factureren verplicht per 1 januari 2017. Dit wordt opgenomen in de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten met leveranciers per 1 januari 2017. Leveranciers die vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting.

2. Voor welke overheidsinstanties geldt de verplichte aanlevering per e-factuur vanaf 1 januari 2017?

De verplichting geldt vanaf 1 januari 2017 voor de Rijksoverheid. Dit zijn alle ministeries met hun kerndirecties en onderliggende agentschappen.

3. Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (geen pdf) waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met specifieke-codering in het bestand staan. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in het andere systeem.

4. Wat is een OIN-nummer?

Voor het adresseren en identificeren van onderdelen van de Rijksoverheid wordt gebruik gemaakt van een Overheidsidentificatienummer (OIN). U kunt een overzicht downloaden met de actuele organisatieonderdelen met bijbehorend OIN die u kunt gebruiken voor e-facturatie.

5. Welke wijze van e-factureren moet ik kiezen?

De Rijksoverheid kan in een af te sluiten contract met de leverancier eisen stellen over de wijze waarop een e-factuur aangeleverd moet worden. Het kan onder andere verplicht worden om via een inkoopsysteem te werken. Staat er geen verplichting genoemd dan kunt zelf kiezen uit de beschikbare mogelijkheden. Daarnaast worden eisen gesteld aan de inhoud van de factuur. Indien daar niet aan voldaan wordt, bestaat de mogelijkheid dat de factuur niet in behandeling wordt genomen.

6. Welke mogelijkheden zijn er om een e-factuur aan de Rijksoverheid te sturen?

  • Het factuurportaal van de Rijksoverheid
  • Koppeling met Digipoort
  • E-factuur indienen vanuit uw (boekhoud)softwarepakket via Simplerinvoicing
  • E-factureren via een dienstverlener

7. Wat is het belang van e-factureren?

E-factureren levert voordelen op voor alle factuurstromen tussen handelspartners onderling, maar ook tussen leveranciers en overheden. Nederland kan niet achterblijven bij de groei van e-factureren die momenteel in Europa plaatsvindt. Europese richtlijnen bepalen bovendien dat álle overheden vanaf eind 2018 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Ook de medeoverheden zoals de gemeenten, provincies en waterschappen stappen over. En ook zij nemen de verplichting voor leveranciers om e-facturen te sturen in hun inkoopvoorwaarden op.

8. Wat zijn de voordelen van e-factureren?

  • Gemakkelijker: de verwerking verloopt automatisch
  • Sneller: de papierstroom blijft achterwege
  • Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
  • Goedkoper: geen print- en portokosten
  • Duurzamer: minder papierverbruik en een lagere CO₂-uitstoot

9. Waarom denkt de Rijksoverheid dat er voldoende mogelijkheden in de markt zijn om e-factureren in te voeren?

In goed overleg met brancheorganisaties uit het bedrijfsleven is dit beleid vastgesteld. In de markt zijn ruim voldoende mogelijkheden voorhanden om te kunnen e-factureren. Vanuit de Rijksoverheid wordt ondersteuning geboden om leveranciers te helpen met het invoeren van e-factureren. Het is de verantwoordelijkheid van een leverancier of hier gebruik van wordt gemaakt.

10. Geldt de verplichting voor e-facturatie per 1 januari 2017 ook voor gemeenten?

De verplichting geldt op dit moment alleen voor de Rijksoverheid.

11. Is een e-mail met pdf-bijlage ook een vorm van elektronische facturen?

Een PDF-factuur is geen e-factuur. Deze kan niet rechtstreeks in het financiële systeem ingelezen worden. Dat geldt wel voor het formaat UBL. Op ww.logius.nl kunt u de diverse mogelijkheden vinden die u ter beschikking staan om te e-factureren. E-mail behoort hier niet toe.

12. Kunnen wij XML bestanden sturen om gebruik te maken van e-facturen?

Om e-facturen rechtstreeks aan de Rijksoverheid te kunnen sturen heeft u een koppeling nodig met Digipoort. De UBL-standaard die door de Rijksoverheid gehanteerd wordt is UBL-OHNL.

13. Wat zijn de kosten van het factuurportaal en moet ik als leverancier overgaan op de Simplerinvoicing?

U bent niet verplicht over te gaan op Simplerinvoicing. Het is een mogelijkheid tot e-factureren. Op get.simplerinvoicing.org kunt u vinden welke dienstverleners zijn aangesloten op Simplerinvoicing. Zij hanteren een eigen kostenberekening. Het factuurportaal van de Rijksoverheid is gratis te gebruiken.

14. Is het rendabel voor mij als leverancier om een rechtstreekse koppeling te maken met Digipoort?

Een rechtstreeks koppeling met Digipoort is een behoorlijke investering en kent een doorlooptijd van enkele maanden. Omdat het voor veel bedrijven niet rendabel  is om op deze wijze een e-factuur in te dienen zijn er nog een aantal andere mogelijkheden. Deze kunt u vinden op de website van Logius.

15. Wat gebeurt er als een contract met de Rijksoverheid (zonder afspraak over e-facturatie) verlengd wordt. Wordt dit gezien als een nieuw contract?

Als in het initiële contract geen afspraken opgenomen zijn over e-facturering en u maakt gebruik van de verlengingsoptie, dan gelden de eerder gemaakte afspraken. Met andere woorden; er is dan nog geen verplichting tot e-factureren  Indien deze optie er niet is en er wordt toch verder gegaan met de leverancier dan is sprake van een nieuw contract. De verplichting tot e-factureren is dan wel van toepassing

16. Hoe registreer ik mijzelf op het e-factuurportaal?

Wij hebben om u te helpen een handleiding opgesteld.

17. Ik krijg een foutmelding bij het invoeren van mijn BTW-nummer

Dit kan verschillende oorzaken hebben.

Heeft u uw BTW-nummer correct ingevoerd? Een BTW-nummer bestaat standaard uit 14 tekens en begint met de landcode NL. Hoofdletters zijn essentieel. Daarachter komt het omzetbelastingnummer met daarachter een 3-cijferige code uit de reeks B01 t/m B99.  Het nummer heeft dus altijd de volgende opmaak: NL123456789B99.

Het nummer kan gecheckt worden bij http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.

Mocht de foutmelding ’er bestaat al een account met dit BTW-nummer’ naar voren komen, dan is er zeer waarschijnlijk al een account afgegeven voor het factuurportaal. Neem contact op met de Helpdesk e-factureren.

18. Waarvoor kan ik bij de helpdesk e-factureren terecht?

Leveranciers die vragen hebben over e-factureren aan de Rijksoverheid kunnen vanaf januari 2017 terecht bij de helpdesk-efactureren.nl. De Helpdesk gaat onder andere de volgende werkzaamheden uitvoeren:

  • Informeren over de diverse mogelijkheden van e-factureren
  • Meldpunt incidenten in e-factuurketens
  • Factuurvragen behandelen