Rijksoverheid dwingt verdere standaardisatie voor e-facturen af

De Rijksoverheid gaat een aantal oude versies van e-factuurstandaard uitfaseren. Dit is in lijn met de voorwaarden die gelden binnen het afsprakenstelsel Simplerinvoicing (SI). Ondernemers die e-facturen willen versturen naar de Rijksoverheid kunnen gebruik maken van het netwerk van Simplerinvoicing. De uitwisseling van e-facturen binnen dit netwerk wordt verzorgd door access points. Zij gebruiken hiervoor een e-factuurstandaard (de inhoudelijke structuur van factuurgegevens) met enkele versies.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hoopt met dit besluit het signaal af te geven aan de markt dat het van groot belang is om het afgesproken versiebeheer binnen Simplerinvoicing na te leven. Naleving is van groot belang om laagdrempelig e-facturen uit te kunnen wisselen.

Concreet houdt dit in dat het access point van de Rijksoverheid op Simplerinvoicing per 30-3-2020 alleen nog e-facturen accepteert die aangeleverd worden in de berichtenversies SI-UBL 1.2 en SI-UBL 2.0*. De oudere versies SI-UBL 1.0 en SI-UBL 1.1 zullen niet meer geaccepteerd worden.

Gevolgen voor ondernemers

Ondernemers die e-factureren vanuit hun boekhoudpakket aan de Rijksoverheid, kunnen bij hun eigen access point van Simplerinvoicing nagaan of deze gebruik maakt van de berichtenversies SI-UBL 1.2 en/of SI-UBL 2.0. Indien dit het geval is, zal de dienstverlening van het access point naar die ondernemer gegarandeerd zijn. Indien dit niet het geval is, dan zal de ondernemer geen e-factuur meer kunnen indienen bij de Rijksoverheid. Het is daarom van belang dat het access point de benodigde aanpassingen doorvoert. Indien een access point deze aanpassingen niet doorvoert, dan zal de ondernemer over moeten stappen naar een access point dat wel voldoet aan de geldende voorwaarden binnen Simplerinvoicing.

E-factureren

Vanaf begin 2017 zijn Rijksoverheden gestart met het opleggen van een verplichting aan hun leveranciers voor het indienen van e-facturen. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Bij e-factureren (elektronisch factureren) kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Op Rijksoverheid.nl is meer informatie te lezen over e-factureren en de voordelen.
De Rijksoverheid heeft de e-Factuurwijzer (online adviestool) ontwikkeld voor ondernemers die nog niet bekend zijn met e-factureren. De wijzer geeft aan welke manier voor de ondernemer het beste is om te e-factureren aan de Rijksoverheid. Binnenkort lanceert de Rijksoverheid een Engelstalige e-Factuurwijzer.

Simplerinvoicing

Binnen de Europese Unie is een stelsel ontwikkeld voor het uitwisselen van e-facturen, PEPPOL. Deze uitwisseling verloopt via beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op PEPPOL, zogenaamde Access Point. Ook diverse softwarepakketten hebben de functie van access point. De Nederlandse versie van PEPPOL is Simplerinvoicing.

Meer informatie

Ondernemers kunnen voor vragen of meer informatie terecht bij hun softwarepakket of access point.
Access points kunnen voor vragen terecht bij de beheerorganisatie van Simplerinvoicing.
Voor vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid kunnen ondernemers terecht bij de helpdesk e-factureren.

* UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bibliotheek van standaard zakelijke XML-documenten zoals inkooporders en facturen.