Samen op weg naar 100% e-factureren met de Rijksoverheid

De vakafdeling e-factureren van RVO heeft de afgelopen maanden Rijkswaterstaat en haar ketenpartners ondersteund bij een eerste aanzet tot het 100% elektronisch verwerken en versturen van de telecomfacturen. Ook strategisch leverancier management KPN-Rijk (SLM KPN-Rijk) is nauw betrokken geweest en heeft een coördinerende taak gehad in dit proces. 

De uitvoering is gedaan in lijn met de e-facturatiestandaard NLCIUS en het afsprakenstelsel OpenPeppol. Het gaat onder andere om facturen met verschillende btw-percentages, creditfacturen en sectorspecifieke facturen. Het project is samen met KPN en Rijkswaterstaat uitgevoerd en inmiddels succesvol afgerond.

Aansluitdraaiboek

In dit eerste project werden aan zowel door KPN als door Rijkswaterstaat operationele issues op tijd ontdekt en opgelost. Door de goede samenwerking tussen leverancier en ontvanger kon dus een concreet resultaat worden behaald. Dit heeft geleid tot een aansluitdraaiboek dat ook kan worden gebruikt door andere ministeries.

De behoefte aan een goede aanpak voor aansluiting van leveranciers op e-facturatie is groot, gezien de belangstelling van 8 andere ministeries. De intentie is om de opgedane kennis steeds te verbeteren en te hergebruiken voor de opvolgende Rijksdiensten en leveranciers.

De leverancier-specifieke benadering is positief ontvangen door de markt en inmiddels zijn verzoeken van grote leveranciers uit andere sectoren (waaronder de hotelsector, vervoersector en de uitzendbranche) voor een soortgelijke ondersteuning in behandeling.

Concrete resultaten

  • Aantal factuurstromen teruggedrongen naar 1: 100% e-facturatie;
  • Grote hoeveelheden pdf-facturen zijn nu verleden tijd;
  • Doorlooptijd betaling teruggedrongen van 7 dagen naar 1-2 dagen;
  • KPN verdwijnt van de uitzonderingslijst van de financiële administratie;
  • Minder foutgevoelig;
  • Procesverbetering: door kennis en ervaring over e-facturatie worden afspraken beter nageleefd.